Uni-Verwaltung will effizienter werden
Kanzler Ulf Richter erläutert die anstehende Strukturreform – Weniger Kontrolle, mehr (Selbst-)Vertrauen. (Querschnitt-Artikel, Ausgabe 5/2014)
Die Verwaltung der Universität Siegen steht vor einer umfassenden Reform. Es wird weniger Dezernate geben, dafür aber Service-Referate, die an den Stellen greifen, wo die Verzahnung mit Forschung und Lehre besonders wichtig ist. Kanzler Ulf Richter erklärt, dass sich die Uni bei der Umstrukturierung auf die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung im vergangenen Jahr und die anschließende Evaluation durch externe Experten stützt. Deren Rat lautete, die Kernprozesse zu überprüfen. Dort müsse man effizienter werden. „Das heißt nicht, dass die Mitarbeiter zu langsam arbeiten“, betont Richter. „Es zeigt vielmehr, dass die Strukturen derzeit so sind, dass produktives Arbeiten schwer ist.“
Die Expertengruppen legten Empfehlungen in den Bereichen Drittmittel, Beschaffung, Personal, IT und Presse vor. Strukturell bedeutet das eine geplante Reduzierung auf vier Dezernate: Planung/Finanzen, Akademische Angelegenheiten/Recht, Personal/Berufungen und Bau/Liegenschaften. Es sollen Service-Referate entstehen, die die Prorektorate verwaltungsseitig unterstützen, und die die Bereiche betreffen, an denen Forschung, Lehre und Verwaltung eng und unmittelbar zusammenarbeiten: Studierendenservice, International Office, Forschungsförderung, Gründung und Transfer sowie Kommunikation und Marketing.Grundsätzlich wünscht sich der Kanzler ein noch stärkeres Miteinander der Hochschulbereiche. „Verwaltung soll Wissenschaft ermöglichen, deshalb müssen wir uns gegenseitig verstehen“, so Richter. „Wir bearbeiten ja nicht nur Vorgänge, sondern unser Gegenüber will doch etwas erreichen. Etwas, das wichtig ist für das Fortkommen des gesamten Universitätsbetriebs.“ In der freien Wirtschaft würde man von Kundenorientierung reden. Richter nickt: „Das gilt für uns doch auch.“
Die Strukturen bilden die Basis der Zusammenarbeit. Sie muss aber auch im Alltag gelebt werden. Da hofft Richter auf eine Weiterentwicklung dessen, was er „Arbeitskultur“ nennt. Dazu gehört die Bereitschaft der Mitarbeiter Verantwortung zu übernehmen und Vertrauen in die eigene und fremde Arbeit zu haben. Er will weg von zu vielen Kontrollmechanismen. „Durch Doppel- und Dreifacharbeit werden wir langsam.“ Wie oft muss ein Antrag geprüft werden, bis eine endgültige Genehmigung erteilt wird? Zwei Mal, drei Mal, vier Mal? „Oder sollten wir nicht vielmehr dem einzelnen Mitarbeiter und seiner Entscheidungskompetenz vertrauen?“, so Richter. Die Sorge, dass bei schnelleren Durchläufen die Fehlerrate steigen könnte, hat er nicht. Die Qualifikation und die Motivation der Mitarbeiter seien exzellent. „Wir sind gut“, sagt der Kanzler ganz klar. „Aber das System engt uns ein.“
Das Potential der Mitarbeiter müsse besser genutzt werden. Es wird Schulungen geben. „Damit die Kollegen auch das Selbstvertrauen entwickeln, Dinge selbst umzusetzen und zu entscheiden, die sie früher nicht umsetzen oder entscheiden durften.“ Das sei ein längerer Prozess, der mit den Umstrukturierungsmaßnahmen Hand in Hand gehen soll.
Als der Verwaltungschef bei einer Mitarbeiterversammlung im Mai die Ergebnisse der Evaluation und die Ansätze der Reform vorgestellt hat, waren die Reaktionen interessiert, aber teils auch reserviert. „Das was vorgetragen wurde zu hinterfragen, finde ich gut und richtig“, so der Kanzler. Er stelle aber fest, dass viele Kollegen mittlerweile Interesse haben, bei den Strukturveränderungen mitzuarbeiten und ihre Ideen einbringen. „Das ist der richtige Weg.“
Wie geht es weiter? Nachdem der Lenkungsausschuss über die neue Organisationsstruktur entschieden hat, wird eine Beratungsfirma engagiert, die die Umsetzung begleiten, das sogenannte Changemanagement, übernehmen wird. Man wolle keine Struktur überstülpen. „Die Veränderungen müssen angenommen werden“, betont Richter.
Der gesamte Prozess werde etwa anderthalb Jahre dauern. Richter: „Es wird kein Arbeitsplatz verloren gehen. Das war nie das Ziel, und das war auch nie die Empfehlung der Experten.“
Sabine Nitz