Neuregelung zur Genehmigung von Dienstreisen
Vereinfachtes Genehmigungsverfahren sowie überarbeitete Forumulare und Arbeitshilfen. Neue Intranetpräsenz der Finanzbuchhaltung - Reisekosten.
Im Rahmen des ZEUS Teilprojektes Reisekosten wurden u.a. ein vereinfachtes Genehmigungsverfahren für Dienstreisen erarbeitet und eingeführt sowie die Formulare und Arbeitshilfen überarbeitet.
Der neue Genehmigungsprozess sieht vor, dass Hochschullehrer/innen künftig keine Genehmigung mehr für Dienstreisen benötigen, ihre Dienstreisen müssen lediglich gegenüber der Dekanin / dem Dekan angezeigt werden.
Bei den Dienstreisen aller anderen Hochschulangehörigen wird der Prozess verschlankt, indem für Dienstreisen aus Haushalts- und Sondermitteln die Befugnis zur Genehmigung von Dienstreisen auf die Hochschullehrer/innen, Dezernenten/Dezernentinnen der Universitätsverwaltung bzw. die Leiter/innen der zentralen Einrichtungen/Betriebseinheiten für ihren Verantwortungsbereich verlagert werden, so dass keine Genehmigung mehr von der Verwaltung (im Auftrag des Kanzlers bzw. des Rektors) notwendig ist. Kanzler und Rektor haben ihre diesbezüglichen Befugnisse mit Wirkung vom 01. Mai 2016 entsprechend delegiert.
Genehmigte Dienstreisen aus Drittmitteln und Dienstreisen, bei denen Abschläge beantragt werden, müssen weiterhin vor der Dienstreise an Abt. 1.2 – Reisekosten gesandt werden. Bei den Drittmittelreisen dient dies der Entlastung und dem Schutz der Projektleiter, da oftmals im Einzelfall geprüft werden muss, ob und zu welchen Konditionen die Dienstreise zu Lasten eines Projektes durchgeführt werden darf.
Die überarbeiteten Arbeitshilfen und Formulare, auch zum neuen Genehmigungsprozess, stehen Ihnen ab sofort im Formularcenter und auf unserer ebenfalls überarbeiteten Intranetpräsenz der Finanzbuchhaltung - Reisekosten zur Verfügung. Damit die Prozesse auch rasch und zu Gunsten aller greifen, möchten wir an dieser Stelle auch um Verständnis dafür bitten, dass Anträge, die dem neuen Regelprozess nicht entsprechen, nach Ablauf einer Übergangszeit von vier Wochen, an die beantragenden Stellen zurückgegeben werden müssen. In diesen vier Wochen werden sowohl Anträge der alten wie auch der neuen Regelungen bearbeitet.
Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben, wenden Sie sich bitte direkt an die Abteilung 1.2 – Reisekosten.